Subdirección de
Comedores Sociales

Cómo funciona el tablero de expedientes

Guía breve para el cierre mensual: quién hace qué, en qué orden, y qué se ve en la pantalla de la sala.

Qué resuelve

Durante el cierre, todos necesitan saber lo mismo al mismo tiempo: cuántos expedientes ya llegaron a Mesa Técnica y cuántos quedaron listos para emitir oficio. Antes eso vivía en un Excel que circulaba por WhatsApp y quedaba desactualizado a las dos horas.

Ahora una sola persona registra el avance y la pantalla de la sala se actualiza sola. Todos ven la misma cifra, sin preguntar y sin interrumpir a nadie.

Quién hace qué

Cómo se lee la pantalla

Cada expediente es un recuadro. Una fila por departamento, y el color dice en qué punto va:

Arriba a la izquierda está el porcentaje del cierre completo. Abajo, el avance de cada responsable. La hora y el indicador «En vivo» confirman que la pantalla está conectada; si aparece «Sin conexión», lo que se ve es la última cifra recibida y lo dice expresamente.

Al empezar el mes

1. Cargar el control mensual Quien administra entra a la consola, va a «Nuevo ciclo» y arrastra el archivo de Excel que le enviaron. El sistema lee los departamentos, los responsables y la cantidad de expedientes de cada uno, y avisa si encuentra algo raro.
2. Revisar y crear Se comprueban las cifras, se ponen las fechas de cada jornada y se crea el ciclo. Desde ese momento la pantalla de la sala ya muestra la estructura del mes, todo en cero.
3. Repartir los accesos A quien registra se le entrega su usuario y una contraseña temporal. En el primer ingreso el sistema le pide crear la suya: nadie más la conoce, ni el administrador.

Durante la jornada

1. Registrar conforme llega En cada departamento se anotan los expedientes que ya están en Mesa Técnica y los que quedaron listos para oficio. Se puede usar los botones más y menos, o escribir la cifra.
2. No se captura lo pendiente «Pendientes de trasladar» lo calcula el sistema solo. Así nunca hay dos cifras que se contradigan frente a toda la sala.
3. Se guarda al instante No hay botón de guardar. Cada cambio queda registrado con la hora y con quién lo hizo.
4. Corregir hacia abajo pide explicación Si una cifra baja, el sistema pide escribir el motivo. Queda anotado junto al valor anterior. Esto no es desconfianza: es lo que permite reconstruir después qué pasó.

Al cerrar el mes

1. Exportar el respaldo Desde la consola se descarga un Excel con tres hojas: el tablero final, la bitácora completa de todos los movimientos, y los datos de control del ciclo.
2. Cerrar el ciclo Quien administra escribe las observaciones y confirma. Las cifras quedan congeladas: ya nadie puede modificarlas, ni siquiera él.
3. Abrir el mes siguiente Se carga el Excel del mes nuevo, o se parte del ciclo anterior y se ajusta lo que cambió. Los meses anteriores quedan guardados y se pueden consultar.

Preguntas que suelen salir

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